Automatizaciones de marketing para clínicas

¿Cuántas veces se te han acumulado en la recepción varios pacientes, otro te ha escrito por WhatsApp porque no se acuerda de su cita y tienes otro al teléfono consultando tarifas? Seguramente muchas, pero el problema es que, mientras estás intentando atender a todos estos, tienes otro paciente en la consulta que también necesita tu atención.

Lo ideal sería que ese paciente no se olvide de que la consulta es a las 10:00 h, que el otro valore tu servicio poniendo una reseña tras la cita o que el que acude a una primera sesión sepa qué va a pasar en la misma.

Y aquí es donde entran en juego las automatizaciones de marketing para clínicas.

¿Qué son las automatizaciones de marketing para clínicas?

Las automatizaciones de marketing son mensajes que se envían de forma automática cuando ocurre una acción concreta. Por ejemplo, cuando un paciente reserva una cita, pide información, termina una sesión, cancela una visita o lleva tiempo sin acudir a la clínica.

¿Lo mejor de todo? Este tipo de mensajes se suelen enviar desde el propio software de gestión clínica vía SMS o email.

La clave está en no utilizar mensajes muy genéricos, sino que deben ser parte de una estrategia bien pensada para influir directamente en la experiencia del paciente y que te ayude a reducir ausencias, entre otras cosas.

¿Por qué una clínica necesita mensajes automáticos?

Seguramente, desde el momento en el que abriste tu clínica, la estrategia de marketing ha estado ligada a publicar en redes sociales, anuncios y posicionamiento en Google.

Y es algo que no debes dejar de hacer, pero, cuando alguien ya ha mostrado interés por tu clínica, ¿qué pasa después?

Las automatizaciones para clínicas te permiten acompañar todo el recorrido desde que alguien pone la vista en ti, sin depender de que le tengas que llamar. La idea es que con estas herramientas puedas facilitarle tanto el camino que solo quiera estar en tu centro.

Automatizar no significa sonar frío.

Mandar mensajes automáticos no tiene por qué ser impersonal, sobre todo porque algo primordial que debes hacer a la hora de configurarlos, es poner tu esencia en ellos.

Una automatización no debería parecer que la ha escrito un robot, sino que debe tener ese algo que te hace diferente, esa cercanía, esa humanidad.

Por ejemplo, mandar una confirmación de cita con el texto “Su cita ha sido registrada” significa meter la pata hasta el fondo.

Qué tal si pones: “Hola, Marta. Ya tenemos reservada tu cita para el jueves a las 17:00. Te esperamos en la clínica. Si necesitas cambiarla, puedes hacerlo desde este enlace o llamarnos directamente.” Se nota la diferencia, ¿verdad?

Automatizaciones útiles para clínicas.

Existen diferentes automatizaciones que puedes poner en marcha pero, como en todo, debes utilizar aquellas que vayan con tu filosofía de empresa y con las necesidades que tengas en el momento de atender a tus pacientes. Y, por supuesto, de las facilidades que tengas dentro de tu software de gestión clínica.

Recordatorios de cita para reducir ausencias.

La faena que te da que un paciente cancele una cita de repente o que no se presente, sin tan siquiera avisar, seguro lo sabes bien.

Las ausencias son de los problemas más habituales en las clínicas. Por eso utilizar los recordatorios automáticos de cita por SMS o email ayudan a que tus pacientes te digan eso de “se me ha pasado”.

Puedes configurarlo para que se envíe 24 o 48 horas antes de la cita agendada. No olvides incluir la fecha, hora, ubicación y opciones para confirmar, modificar o cancelar.

En Archivex, por ejemplo, con los recordatorios de cita, puedes crear todo un flujo de notificaciones previos al día de la cita y posterior.

Seguimiento después de la consulta.

Pero ¿y qué pasa cuando acaba la sesión y tu paciente abandona la clínica? Sentirse cuidado en ese momento también forma parte de la experiencia que espera de tu centro.

Puedes enviar un mensaje automático horas después de la consulta animándole a que te deje una reseña en Google o con unas indicaciones sobre los siguientes pasos en su tratamiento. Por ejemplo:

“Esperamos que tu primera visita haya ido bien. Recuerda seguir las indicaciones comentadas en consulta y, si tienes cualquier duda antes de la próxima sesión, puedes escribirnos.”

¿Quieres seguir cuidando la experiencia de tu paciente tras la consulta? Aquí tienes un artículo donde hablamos sobre qué espera un paciente después de pagar.

Felicitaciones de cumpleaños.

¿A quién no le gusta que se acuerden de él en un día tan especial?

Probablemente tus pacientes el día de su cumpleaños esperen mensajes de sus familiares y amigos, pero quizás no el de su clínica de fisioterapia o el de su psicóloga. Por eso, ahí tienes una oportunidad para demostrar la cercanía de tu centro y seguir fortaleciendo ese vínculo de confianza con los pacientes.

En Archivex puedes configurar diferentes mensajes tanto antes, durante y después del día de cumpleaños. En este vídeo tienes un ejemplo de cómo funcionan las automatizaciones en el programa.

Automatizaciones para captar pacientes.

¿Qué haces cuando alguien solicita información de tus servicios o tarifas, pero no vuelve a mostrar interés? En una buena estrategia de marketing para clínicas se deben incluir diferentes situaciones en las que hacer “push” a esas personas que han pedido información, pero aún no han reservado. Por ejemplo:

- Un primer mensaje con información sobre el servicio solicitado.

- Un segundo mensaje con preguntas frecuentes.

- Un tercero explicando cómo funciona la primera visita.

- Un último mensaje invitando a reservar cita o pedir orientación.

¿Estás siendo pesado? Para algunos quizás un poco, pero la gran mayoría sentirán que estás aportando valor, porque con cada uno de esos mensajes les estás ayudando a entender mejor su problema, el funcionamiento de tu clínica o el tratamiento que deben realizar.

Pero, por supuesto, el mismo mensaje no debe valer para todos. ¡Aquí está la diferencia! Cuanto más personalices los mensajes, mejor van a funcionar. Ten en cuenta que no necesita la misma información una persona que acude por primera vez a fisioterapia que un paciente que ya está en seguimiento o alguien que solo necesita una revisión.

¿Qué mensajes debo automatizar primero en mi clínica?

No es necesario que estés en todo desde el primer día. Lo más recomendable es que te centres en esos puntos en los que pierdes más tiempo o quizás en esas situaciones en las que se te estén escapando oportunidades.

Lo más básico sería:

- Confirmación de cita.

- Recordatorio antes de la consulta.

- Mensaje de bienvenida.

- Seguimiento después de la primera visita.

- Solicitud de reseña tras una experiencia positiva.

- Reactivación de pacientes que llevan meses sin venir. En Archivex lo puedes hacer a través de las Campañas de Marketing.

¡Prioriza tus puntos débiles! Si hay muchas cancelaciones, empieza por los recordatorios. Si muchos pacientes preguntan, pero no reservan; trabaja una secuencia informativa. Si las reseñas llegan con cuentagotas, automatiza un mensajito después de la consulta.

Crea automatizaciones en tu clínica y mejora la experiencia del paciente.

Las automatizaciones de marketing para clínicas están para mejorar la comunicación con tus pacientes y que ninguno se quede sin respuesta, no haya más olvidos de citas o que tú tengas que estar pendiente de todo, ¡que luego siempre se olvida algo!

Escribir mensajes personalizados, en un tono cercano y que siempre “lleguen a tiempo” gracias a las automatizaciones, hará que tus pacientes sientan que siempre estás presente, que tienes una buena organización y sumarás puntos en el camino de la fidelización.

¡Empieza a darle forma!