Guía práctica para gerentes: cómo administrar mi clínica con éxito.

1. Digitaliza y automatiza tus procesos administrativos.

¿Por qué es esencial la digitalización?

¡Olvídate del papel! Seguramente has vivido ese momento en que buscas la historia clínica del siguiente paciente entre la montaña enorme de tu escritorio, y ¿sorpresa? ¡No aparece! La digitalización te permite reducir el uso de papel, mejorar la eficiencia y facilitar el acceso a la información en tiempo real. ¡Y tu paciente notará la diferencia!

Herramientas recomendadas.

- Software de gestión clínica: Programas como Archivex mejorarán la gestión de tu clínica, haciendo que tengas siempre a mano la historia clínica, la agenda bien organizada y termines la facturación en cuestión de minutos. ¿Es o no es maravilloso?

- Gestores de citas online: ¡Estás en el sitio correcto! Si estás leyendo esto es porque ya formas parte de Doctorideal, pero, ¿cómo va a mejorar tu gestión? Tus pacientes podrán reservar sus citas de forma autónoma, reduciendo la carga administrativa.

Implementando este tipo de mejoras en la gestión de tu clínica, reducirás el tiempo que el personal de recepción dedica a responder llamadas y agendar citas. Tus pacientes podrán hacerlo de forma autónoma sin necesidad de que tu clínica se encuentre abierta. ¡Libertad para ambos!

2. Forma y motiva a tu equipo de trabajo.

¡Son el alma de tu clínica! Un equipo motivado y bien formado es clave para ofrecer una atención de calidad y mantener un ambiente laboral saludable. Es por eso que su formación y motivación deben de ser uno de los pilares de tu estrategia empresarial.

- Capacitación continua: Ofrece programas de formación en nuevas tecnologías, atención al paciente y gestión del estrés.

- Delegación de tareas: Distribuye responsabilidades según las habilidades de cada miembro del equipo para evitar sobrecargas y mejorar la eficiencia.

- Reconocimiento y feedback: Celebra los logros individuales y colectivos, y proporciona retroalimentación constructiva para fomentar el desarrollo profesional.

Como ejemplo, puedes implementar una sesión mensual de feedback, en la que podéis hablar de qué cosas mejorar, hablar sobre los logros que se han producido o ajustar cosillas que no han ido tan bien y que afecten a los pacientes.

3. Mejora la comunicación interna y externa.

¿Cuánto hablas con tus empleados y con tus pacientes? Una comunicación directa hará que la conexión sea más cercana y eso se note, tanto en el ambiente con tus trabajadores y su sentimiento de pertenencia, así como la afinidad que sentirán tus pacientes con tu clínica.

Comunicación interna

¡No sirve solo con los buenos días! Una comunicación clara y abierta dentro del equipo previene malentendidos y mejora la coordinación. Te ayudará a la hora de tener que resolver cualquier imprevisto o conflicto que ocurra, además de que se sentirán más parte de la empresa y mejorará su rendimiento y compromiso.

Comunicación externa

¿Envías newsletter a tus pacientes? Mantenerlos informados sobre horarios, políticas y novedades a través de canales como correo electrónico, redes sociales y mensajes de texto es una gran oportunidad para crear comunidad y fidelizarlos.

4. Establece políticas claras y procesos estandarizados.

¿Cómo actuáis cuando un paciente quiere poner una queja?, ¿qué pasa si ocurre una urgencia? Tener establecidas diferentes políticas y procesos dará mucha agilidad a tus empleados en el momento de tener que gestionar alguna de estas situaciones, poco comunes y con las que no están acostumbrados a lidiar. Definir normas y procedimientos para la atención al paciente, manejo de citas, gestión de quejas y cómo realizar la administración financiera te dará la seguridad de que todo se hace según lo establecido. Igualmente, como actuar en situaciones excepcionales y poco usuales como las urgencias, ausencias de alguno de los empleados o si ocurren cambios de agenda de última hora, te dará la seguridad de que no se pierde el tiempo haciéndose la pregunta, ¿y ahora qué? Puedes incluir estas políticas y protocolos en un cuadernito y entregárselo a tus empleados en el momento en que empiezan a trabajar contigo.

5. Analiza y mejora continua.

Los datos te dan poder. Poder de conocimiento y visibilidad para saber cómo va funcionando tu clínica y la estrategia que tienes implementada. No debes perder de vista indicadores como:

- Tiempos de espera

- Satisfacción del paciente

- Eficiencia operativa

- Rentabilidad financiera

Para que no se te escape nada, puedes utilizar las oportunidades que te ofrezca tu software de gestión, como las estadísticas de Archivex, para tener una visión clara de cómo sigue el rendimiento de tu clínica. ¡No queremos sorpresas! Por ejemplo, al revisar las ausencias de los pacientes, te has dado cuenta de que la mayoría son los lunes por la mañana. ¿Cuál puede ser el motivo? Con estos datos podrás analizar la situación y valorar cuál es la mejor solución para que disminuya el absentismo de tus pacientes.

¡Empieza a administrar tu clínica con éxito!

La administración eficaz de una clínica de salud requiere de una combinación de tecnología, liderazgo, comunicación y análisis continuo. Al implementar estas estrategias, no solo mejorarás la eficiencia operativa, sino que también ofrecerás una atención de calidad que fideliza a tus pacientes y fortalece tu equipo de trabajo. Recuerda que es esencial adaptar estas recomendaciones a las características específicas de tu centro. Esto es como las dietas, ¡no vale lo mismo para todos!